Prosedur Layanan Kesehatan Pegawai UNPAR

PROSEDUR LAYANAN KESEHATAN PEGAWAI

BPJS Kesehatan merupakan Badan Usaha Milik Negara yang menyelenggarakan program Jaminan Kesehatan Nasional, dimana setiap warga Negara wajib menjadi peserta BPJS Kesehatan.

Berkaitan dengan implementasi BPJS Kesehatan di lingkungan Universitas Katolik Parahyangan yang dituangkan dalam Peraturan Pengurus Yayasan No. 18 Tahun 2016, maka perlu kita ketahui bersama beberapa prosedur internal harus dilakukan, antara lain:

 

A. Prosedur Pendaftaran Sebagai Peserta BPJS Kesehatan

Unit Kerja:

1. Setiap bulan, Unit Kerja (PIC) melakukan identifikasi Pegawai (tetap dan kontrak) yang telah genap 1 (satu) tahun masa kerjanya untuk direkap dalam pendaftaran kepesertaan BPJS Kesehatan;
2. Berdasarkan rekap pegawai tersebut setiap pegawai yang akan didaftarkan harus mengisi Formulir Kepesertaan Baru dan melengkapi dokumen pendukungnya;
3. Membuat surat pengantar pendaftaran kepesertaan yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit:
4. Mengirimkan surat pendaftaran kepesertaan yang dilampiri dengan Formulir Kepesertaan Baru yang telah diisi oleh pegawai yang bersangkutan beserta dokumen pendukungnya ke Biro Kepegawaian (Periode untuk pendaftaran atau mutasi yaitu setiap tanggal 1 s.d 10 tiap bulannya).

*) Keterangan :

• Dokumen pendukung yang harus dilampirkan, yaitu :

1. Fc. E- Kartu Keluarga;
2. Fc. E- KTP (pegawai dan tanggungan);
3. Fc. Kartu BPJS Kesehatan (bagi yang sebelumnya sudah memiliki Kartu BPJS Kesehatan).

–     Untuk Pasangan dan tanggungan yang akan didaftarkan harus tertera dalam 1 (satu) kartu keluarga yang sama;

– Bagi Pasangan / tanggungan yang sudah bekerja sebaiknya didaftarkan melalui institusi/tempat kerja masing masing (tidak melalui UNPAR); (Peraturan Pengurus Yayasan No.4 Tahun 2016)

–    Tanggungan khususnya anak dengan usia  21 tahun  sampai usia 25 tahun, harus melampirkan surat keterangan masih menempuh pendidikan formal (Strata 1) & belum menikah serta belum memiliki penghasilan sendiri.

–     Untuk memilih Fasilitas Kesehatan 1 (satu) dapat dilihat melalui http://bpjs-kesehatan.go.id/bpjs/

Biro Kepegawaian:

1. Biro Kepegawaian menerima surat dari Pimpinan Unit kerja terkait perihal pendaftaran kepesertaan BPJS Kesehatan beserta Formulir Kepesertaan Baru BPJS dan dokumen pendukungnya;
2. Melakukan verifikasi bagi para pegawai yang akan didaftarkan (masa kerja genap 1 thn dan kelengkapan dokumen pendukung)
3. Jika telah sesuai, berdasarkan Formulir Kepesertaan tersebut BIKEP membuat Surat Pengantar Pendaftaran Peserta BPJS Kesehatan yang ditandatangi oleh Kepala Biro Kepegawaian kepada Kantor Yayasan untuk di tindaklanjuti ke Kantor BPJS Kesehatan mengacu pada periode cut off sebagai berikut:

*) Untuk mutasi masuk (anggota baru dan perpindahan dari peserta  perorangan, perusahaan ke Unpar) & mutasi keluar (resign) setiap tanggal 1 s.d 10 setiap bulannya.

Kantor Yayasan:

Berdasarkan surat dari Kepala Biro Kepegawaian perihal Pendaftaran Peserta BPJS Kesehatan, Kantor Yayasan (PIC BPJS Kesehatan) akan melakukan pendaftaran baik untuk peserta maupun tanggungan ke Kantor BPJS Kesehatan dengan mengacu pada periode cut off (melalui e-Dabu  / pendaftaran di loket BPJS secara langsung).

 

B. Prosedur Perubahan Data Peserta BPJS Kesehatan

Pegawai:

1. Pegawai mengidentifikasi perubahan data yang akan dilaporkan;
2. Pegawai yang bersangkutan mengisi Formulir Perubahan Data serta melampirkan Kartu BPJS Kesehatan asli yang diberikan oleh Yayasan Unpar;
3. Pegawai yang bersangkutan menyerahkan Formulir Perubahan Data tersebut kepada PIC BPJS di unit kerja terkait;

Unit Kerja:

1. PIC BPJS unit kerja membuat Surat Pengantar Perubahan Data yang ditujukan kepada Kepala Biro Kepegawaian;
2. Unit kerja mengirimkan Surat Pengantar Perubahan Data tersebut ke Biro Kepegawaian.

Biro Kepegawaian:

1. Menerima surat beserta Formulir Perubahan Data dari unit kerja;
2. Memeriksa perubahan data  yang diajukan oleh pegawai yang bersangkutan;
3. Membuat Surat Pengantar Perubahan Data yang ditandatangani oleh Kepala Biro Kepegawaian yang ditujukan kepada Kepala Kantor Yayasan;
4. Staf agendaris BIKEP mengirimkan Surat Pengantar Perubahan Data ke Kantor Yayasan.

Kantor Yayasan:

1. Kantor Yayasan menerima Surat Pengantar Perubahan Data dari BIKEP;
2. Kantor Yayasan menindaklanjuti perubahan data ke BPJS Kesehatan sesuai dengan data yang tertera dalam Formulir Perubahan Data;
3. Kantor Yayasan/pihak BPJS Kesehatan menerbitkan Kartu BPJS Kesehatan yang baru dan kemudian mengirimkan kartu tersebut ke Biro Kepegawaian.

Biro Kepegawaian:

1. Menerima kartu BPJS Kesehatan yang baru dari Kantor Yayasan;
2. Merekap kartu BPJS Kesehatan yang baru diterima dari Kantor Yayasan;
3. Membuat Surat Pengantar Kartu BPJS Kesehatan kepada pimpinan unit terkait, yang ditandatangani oleh Kepala Biro Kepegawaian;
4. Staf agendaris BIKEP mengirimkan Surat Pengantar Kartu BPJS Kesehatan kepada unit yang bersangkutan.

 

C. Prosedur Pencetakan Kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan (Karena Hilang/Rusak)

Pegawai:

1. Mengisi formulir permohonan pencetakan kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan (karena rusak/hilang);
2. Menyerahkan formulir permohonan tersebut kepada PIC BPJS di unit kerja terkait.

Unit Kerja:

1. Menerima formulir permohonan pencetakan kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan dari pegawai yang bersangkutan;
2. Menyimpan salinan formulir permohonan dari pegawai dan mengirimkan formulir permohonan yang asli kepada Biro Kepegawaian.

Biro Kepegawaian:

1. Menerima formulir permohonan pencetakan kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan dari unit kerja;
2. Membuat Surat Pengantar yang ditujukan kepada Kepala Kantor Yayasan untuk memproses pencetakan Kartu BPJS Kesehatan yang baru;
3. Staf agendaris Biro Kepegawaian mengirimkan Surat Pengantar beserta Formulir Permohonan kepada Kantor Yayasan.

Kantor Yayasan:

1. Menerima berkas-berkas permohonan pencetakan kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan;
2. Memproses dan melakukan pencetakan kembali Kartu Peserta BPJS Kesehatan serta mengirimkan ke Biro Kepegawaian untuk didistribusikan kepada pegawai yang bersangkutan.

Biro Kepegawaian:

1. Menerima Kartu Peserta BPJS Kesehatan yang telah dicetak kembali oleh Kantor Yayasan;
2. Merekap kartu BPJS Kesehatan yang diterima dari Kantor Yayasan;
3. Membuat Surat Pengantar Kartu BPJS Kesehatan yang ditujukan kepada pimpinan unit terkait, dan ditandatangani oleh Kepala Biro Kepegawaian;
4. Staf agendaris Biro Kepegawaian mengirimkan Surat Pengantar Kartu BPJS Kesehatan kepada unit kerja yang bersangkutan.

 

D. Prosedur Permintaan Kartu Kesehatan

Kartu Kesehatan merupakan salah satu kelengkapan persyaratan rawat inap di Rumah Sakit mitra Yayasan Unpar yang diperuntukkan bagi pegawai tetap 36 jam. Tahapan yang harus dilakukan dalam permintaan kartu kesehatan, yaitu :

Pegawai:

1. Bagi pegawai yang belum mendapatkan Kartu Kesehatan, dapat mengisi Formulir Permohonan Kartu Kesehatan yang ditujukan kepada Biro Kepegawaian;

• Bagi pengajuan untuk pasangan pegawai yang sudah bekerja dan telah memiliki kartu BPJS Kesehatan dari Unpar harus melampirkan Surat Pernyataan dari institusi tempatnya bekerja yang menerangkan bahwa yang bersangkutan tidak mendapat fasilitas kesehatan apapun (surat asli dan cap basah);
• Bagi pengajuan pasangan pegawai yang tidak bekerja harus melampirkan surat pernyataan tidak bekerja.

1. Pegawai menyiapkan Usulan sebanyak 2 lembar;
2. Pegawai yang bersangkutan menyerahkan Formulir Permohonan kepada PIC BPJS di unit kerja terkait;
3. Form Permohonan Kartu Kesehatan yang asli dikirim kepada Biro Kepegawaian dan salinannya sebagai arsip di unit kerja masing-masing pegawai.

Biro Kepegawaian:

1. Menerima Form Permintaan Kartu Kesehatan dari pegawai yang bersangkutan melalui unit kerja masing-masing;
2. Memeriksa kelengkapan berkas untuk proses permintaan Kartu Kesehatan;
3. Mengirimkan Form Permintaan Kartu Kesehatan beserta berkas-berkas yang diperlukan kepada Kantor Yayasan untuk diproses lebih lanjut.

Kantor Yayasan:

1. Menerima Form Permintaan Kartu Kesehatan & kelengkapan berkas dari Biro Kepegawaian;
2. Kantor Yayasan memproses penerbitan Kartu Kesehatan bagi pegawai/ tanggungan;
3. Menerbitkan Kartu Kesehatan Pegawai/Tanggungan dan mengirimkan ke Biro Kepegawaian untuk diserahkan kepada pegawai yang bersangkutan.

 

E. Prosedur Permintaan Surat Jaminan Manfaat Koordinasi

Berikut ini adalah tahapan yang harus dilakukan untuk Permintaan Surat Jaminan Manfaat Koordinasi:

Pegawai:

1. Pegawai yang bersangkutan mengisi Formulir Permohonan yang ditujukan kepada Biro Kepegawaian;

• Bagi pengajuan untuk pasangan pegawai yang sudah bekerja dan telah memiliki kartu BPJS Kesehatan dari UNPAR harus melampirkan Surat Pernyataan dari institusi tempatnya bekerja yang menerangkan bahwa tidak ditanggung fasilitas kesehatan apapun (surat asli dan cap basah);
• Bagi pengajuan pasangan pegawai yang tidak bekerja harus melampirkan surat pernyataan tidak bekerja.

1. Pegawai menyiapkan Usulan sebanyak 2 lembar;
2. Pegawai yang bersangkutan menyerahkan Formulir Permohonan kepada PIC BPJS di unit kerja terkait;
3. Form Permohonan yang asli dikirim kepada Biro Kepegawaian dan salinannya sebagai arsip di unit kerja masing-masing pegawai.

Biro Kepegawaian:

1. Biro Kepegawaian menerima Form Permohonan dari pegawai yang bersangkutan;
2. Verifikasi data  yang tertera dalam Form Permohonan dan disesuaikan dengan database Biro Kepegawaian;
3. Data yang telah diverifikasi kemudian dibuatkan Formulir Permohonan Surat Jaminan Koordinasi Manfaat yang ditujukan kepada Kepala Kantor Yayasan untuk diterbitkan Surat Jaminan;
4. Jika data tidak sesuai, Biro Kepegawaian menghubungi pegawai yang bersangkutan untuk memberikan penjelasan/informasi bahwa Surat Jaminan Manfaat Koordinasi tidak dapat diterbitkan sehubungan dengan kasus/permasalahan masing-masing pegawai.

Kantor Yayasan:

1. Kantor Yayasan menerima Form Permohonan dari Biro Kepegawaian;
2. Kantor Yayasan menerbitkan Surat Jaminan sesuai dengan data yang tertera dalam Form Permohonan;
3. Surat Jaminan yang telah ditandatangani oleh Kepala Kantor Yayasan dikirimkan kepada RS. St Borromeus dan diberikan tembusan ke Biro Kepegawaian untuk ditindaklanjuti.